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海南省人民政府辦公廳
關(guān)于印發(fā)《海南省政務(wù)服務(wù)電子文件
歸檔和電子檔案管理實施辦法》的通知
瓊府辦〔2024〕36號

各市、縣、自治縣人民政府，省政府直屬各單位：

為貫徹落實《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（國辦發(fā)〔2023〕26號），切實做好我省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，現(xiàn)將《海南省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法》印發(fā)給你們，請結(jié)合實際認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

（此件主動公開）

海南省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔
和電子檔案管理實施辦法

第一章 總 則

第一條 為推進(jìn)和規(guī)范海南省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，確保電子文件和電子檔案真實、完整、可用，助推政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型，提升政務(wù)服務(wù)效能。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于海南省政務(wù)服務(wù)實施機(jī)構(gòu)開展的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。行政處罰、行政檢查等電子文件歸檔和電子檔案管理工作可參照執(zhí)行。法律法規(guī)另有規(guī)定或涉及國家安全、國家秘密等情況除外。

本辦法所稱政務(wù)服務(wù)實施機(jī)構(gòu)，是指依法履行政務(wù)服務(wù)職能的黨委工作部門、政府工作部門、群團(tuán)組織，具有公共服務(wù)職能的企事業(yè)單位。

本辦法所稱政務(wù)服務(wù)，是指政務(wù)服務(wù)實施機(jī)構(gòu)在辦理依申請辦理的行政權(quán)力事項和公共服務(wù)事項過程中提供的服務(wù)。

本辦法所稱政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)，是指全省統(tǒng)籌建設(shè)用于辦理政務(wù)服務(wù)的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。

本辦法所稱的政務(wù)服務(wù)電子文件，是指政務(wù)服務(wù)實施機(jī)構(gòu)在履行其法定職責(zé)過程中通過政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的信息記錄，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等組成。

本辦法所稱的政務(wù)服務(wù)電子檔案，是指具有憑證、查考價值，對國家以及社會具有保存價值，并歸檔保存的政務(wù)服務(wù)電子文件。

第三條 政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔與電子檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、高效利用、安全可控的原則。

第四條 政務(wù)服務(wù)電子文件形成、辦理、歸檔，以及電子檔案的移交、接收、保管和利用等全過程應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，確保政務(wù)服務(wù)電子文件與電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

符合來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)要求的政務(wù)服務(wù)電子文件，可以以電子形式歸檔并向同級檔案部門移交。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。

第二章 職責(zé)與分工

第五條 省級檔案主管部門會同省級政務(wù)服務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)全省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔與電子檔案管理工作，研究制定相關(guān)政策、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。

各級政務(wù)服務(wù)實施機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制定本單位政務(wù)服務(wù)電子文件分類方案、歸檔范圍和檔案保管期限，并報同級檔案主管部門審核，明確電子文件歸檔和電子檔案管理的責(zé)任部門或人員，做好政務(wù)服務(wù)電子文件的形成、辦理、歸檔和政務(wù)服務(wù)電子檔案管理工作。

各級政務(wù)服務(wù)管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本級政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，定期向同級國家綜合檔案館移交本級政務(wù)服務(wù)電子檔案。

各級檔案主管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本級政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，審核政務(wù)服務(wù)電子文件分類方案、歸檔范圍和檔案保管期限。

各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)明確政務(wù)服務(wù)電子檔案移交進(jìn)館要求，建設(shè)滿足電子檔案長期安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)，保障政務(wù)服務(wù)電子檔案規(guī)范接收、長久保存和共享利用。

第六條 省級政務(wù)服務(wù)管理部門應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，進(jìn)一步完善政務(wù)服務(wù)平臺電子文件歸檔系統(tǒng)或歸檔模塊功能，鼓勵和推進(jìn)各級政務(wù)服務(wù)實施機(jī)構(gòu)統(tǒng)一使用政務(wù)服務(wù)平臺電子文件歸檔系統(tǒng)或歸檔模塊功能完成歸檔和檔案管理工作。積極推進(jìn)省政務(wù)服務(wù)一體化平臺與電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接，實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案全流程管理，確保政務(wù)服務(wù)電子文件與電子檔案真實、完整、可用和安全。

第三章 收集與歸檔

第七條 政務(wù)服務(wù)電子文件收集范圍，包括政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)中的文本、圖像、音頻、視頻等不同形式的電子文件及其元數(shù)據(jù)，以及能反映政務(wù)服務(wù)平臺中辦理全流程內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景的數(shù)據(jù)信息，要做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。

第八條 政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔格式，應(yīng)當(dāng)符合《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》（GB/T 42727-2023）（以下簡稱《歸檔規(guī)范》）、《海南省電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，且具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能。加密的政務(wù)服務(wù)電子文件應(yīng)當(dāng)解除加密技術(shù)手段后歸檔。

第九條 各級政務(wù)服務(wù)實施機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等文件以及部門行政權(quán)力清單、責(zé)任清單、公共服務(wù)目錄等要求，結(jié)合“機(jī)關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度”，制定本單位政務(wù)服務(wù)電子文件分類方案、歸檔范圍和檔案保管期限。

政務(wù)服務(wù)辦理全過程中形成和調(diào)用的證據(jù)性材料、程序性材料、結(jié)果性材料等應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。政務(wù)服務(wù)電子檔案保管期限分為永久和定期,定期應(yīng)不低于行政管理、訴訟、審計等活動所需的追溯年限。

第十條 政務(wù)服務(wù)電子文件一般以辦件為基本單位進(jìn)行歸檔整理，形成歸檔信息包。歸檔信息包的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則，以及歸檔工作的開展應(yīng)符合《歸檔規(guī)范》等國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。政務(wù)服務(wù)事項辦理過程中以數(shù)據(jù)共享形式調(diào)閱的電子證照等電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)與該辦件形成的電子文件及元數(shù)據(jù)一并歸檔。涉及聯(lián)合辦理的政務(wù)服務(wù)事項，相關(guān)政務(wù)服務(wù)實施機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照各自職責(zé)做好政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔工作。

第十一條 政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔由政務(wù)服務(wù)實施機(jī)構(gòu)檔案部門或?qū)Ｂ毴藛T采用在線方式歸檔（見附件1），不具備在線歸檔條件的，可以采用離線歸檔方式，歸檔時間最遲不能超過辦理完畢后的第二年6月底。

第四章 保管與利用

第十二條 政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全政務(wù)服務(wù)電子檔案安全管理制度和安全防護(hù)體系，確保政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)電子檔案管理系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運行，電子檔案數(shù)據(jù)資源安全可控。

第十三條 各級政務(wù)服務(wù)實施機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全政務(wù)服務(wù)電子檔案的備份制度和應(yīng)急管理機(jī)制，做好本單位政務(wù)服務(wù)電子檔案登記、保管、日常檢查、轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀等安全管理工作。

各級政務(wù)服務(wù)實施機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期做好政務(wù)服務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)離線備份，離線備份應(yīng)采用不少于一種的耐久性較好存儲介質(zhì)，重要政務(wù)服務(wù)電子檔案應(yīng)采用多種多套的方式進(jìn)行備份。

第十四條 政務(wù)服務(wù)電子文件辦理過程中應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)要求，規(guī)范使用密碼技術(shù)進(jìn)行保護(hù)。

第十五條  各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)會同各級政務(wù)服務(wù)管理部門在符合國家網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全等有關(guān)法律法規(guī)要求的前提下，依托政務(wù)服務(wù)平臺或電子檔案管理系統(tǒng)，積極推進(jìn)政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案共享利用。

第十六條 涉及國家秘密的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理，依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理。

第五章 移交與接收

第十七條 各級政務(wù)服務(wù)管理部門應(yīng)當(dāng)依托政務(wù)服務(wù)平臺電子文件歸檔系統(tǒng)或歸檔模塊功能和電子檔案管理系統(tǒng)定期向同級國家綜合檔案館移交政務(wù)服務(wù)電子檔案（見附件2）。

第十八條 各級政務(wù)服務(wù)管理部門向同級國家綜合檔案館移交政務(wù)服務(wù)電子檔案時，應(yīng)當(dāng)同時附有開放利用意見。

各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)及時做好政務(wù)服務(wù)電子檔案的接收、登記工作，并按照國家有關(guān)規(guī)定對接收的政務(wù)服務(wù)電子檔案進(jìn)行“四性”檢測，確保政務(wù)服務(wù)電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

第十九條 政務(wù)服務(wù)電子檔案移交與接收應(yīng)當(dāng)遵循《電子檔案移交與接收辦法》等國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，辦理移交接收手續(xù)，并出具移交與接收清單。

第二十條 各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)遵循《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本級政務(wù)服務(wù)電子檔案的接收范圍。

第二十一條 政務(wù)服務(wù)電子檔案移交一般采用在線移交方式，不具備條件的可以采用離線移交方式。移交時間原則上不超過歸檔后的第二年6月底。有特殊情況的，可申請延時移交。

第六章 監(jiān)督與檢查

第二十二條 各級檔案主管部門應(yīng)當(dāng)會同本級政務(wù)服務(wù)管理部門依據(jù)有關(guān)法律、行政法規(guī)對政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題督促有關(guān)單位及時整改。

第二十三條 違反檔案管理有關(guān)規(guī)定的，依法依規(guī)予以處理。

第七章 附 則

第二十四條 中央駐瓊有關(guān)單位在依法履行行政管理和公共服務(wù)職責(zé)、面向企業(yè)和群眾提供政務(wù)服務(wù)過程中形成的電子文件和電子檔案，可以參照本辦法管理。

第二十五條 本辦法由省級檔案主管部門負(fù)責(zé)解釋。

第二十六條 本辦法自2024年12月1日起施行。

附件：政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔流程

政務(wù)服務(wù)事項電子檔案移交接收流程